С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок обязаны оформлять электронную транспортную накладную (далее – ЭТрН). Соответствующие изменения были внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности" и другие нормативные акты.
При этом предусмотрены случаи, когда транспортная накладная может быть оформлена на бумажном носителе. Подробнее см. здесь.
В настоящее время официальная позиция Минфина России и ФНС России относительно правомерности использования бумажной формы транспортной накладной после введения обязательного ЭДО в сфере перевозок с 01.09.2026 отсутствует. До формирования разъяснений ведомств обращаем внимание на следующее.
Расходы по налогу на прибыль
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ и ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", расходы должны подтверждаться первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Из-за требования законодательства оформлению транспортной накладной в электронной форме возможен риск признания накладных на бумажном носителе составленными с нарушением установленного порядка. В этом случае инспекция может исключить расходы из базы по налогу на прибыль, как документально неподтвержденные.
Налоговые вычеты по НДС
В силу ст. 169, 171 НК РФ налоговые вычеты по НДС применяются на основании счетов-фактур. При этом транспортная накладная является подтверждающим документом оказания услуги, а для вычета НДС принятие на учет услуги является необходимым условием (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Следовательно, использование не соответствующих законодательству бумажных накладных после 1 сентября 2026 года создает потенциальный риск отказа не только в признании расходов по налогу на прибыль, но и налоговых вычетов по НДС.
При этом отметим, что при оценке правомерности учета затрат налоговые органы исходят из принципа реальности совершения хозяйственной операции. Нарушение отраслевого законодательства, неправильное оформление или отсутствие транспортной накладной не являются безусловным основанием для отказа в признании расходов по налогу на прибыль, если соблюдены критерии экономической обоснованности, а затраты подтверждены иными документами (ст. 252 НК РФ). Данный подход подтвержден разъяснениями Минфина России (письмо от 06.09.2021 № 03-03-06/1/71952) и судебной практикой (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).
Таким образом, если перевозка действительно имела место, само по себе использование бумажной формы в накладной не влечет доначислений, поскольку ключевым критерием является реальность операции. Риски признания сделки неправомерной возникают при системном отсутствии документов в сочетании с иными факторами недобросовестности.
Однако отсутствие разъяснений контролирующих органов по применению новых правил с 1 сентября 2026 года к налоговым правоотношениям сохраняет вероятность возникновения споров с проверяющими. В целях исключения налоговых рисков налогоплательщикам рекомендуется обеспечить своевременный переход на ЭТрН.