При заключении трудовых договоров и осуществлении выплат в пользу работников организации и ИП сдают следующую отчетность.

1. Расчет 6-НДФЛ и справка о доходах и вычетах физического лица (приложение № 1 к расчету, ранее – справка 2-НДФЛ).

   В 2026 году расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать по форме и в порядке, утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Расчет сдают все налоговые агенты, которые производили выплаты физическим лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам, признаваемые доходом. Если организация (или ИП) не выплачивает доход, она не признается налоговым агентом, следовательно, не обязана представлять 6-НДФЛ. Это касается и ситуаций, когда организация в 2026 году платит страховые взносы с МРОТ за директора, которому не производит выплаты.

   Однако если налоговый агент выплатил доход (например, в феврале) и больше до конца года ничего не выплачивал, 6-НДФЛ он сдает в общем порядке весь год. Не сдается расчет только тогда, когда доход не выплачивался вообще в течение года (или в течение всех расчетных периодов до момента сдачи отчетности).

   Если организация опасается блокировки расчетного счета за непредставление формы 6-НДФЛ (это право дает п. 3.2 ст. 76 НК РФ), то можно подать в ИФНС уведомление (сообщение) об отсутствии у организации обязанностей налогового агента по НДФЛ. Либо сдать нулевой расчет 6-НДФЛ.

   Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) сдается в составе расчета 6-НДФЛ только по итогам года.

   6-НДФЛ за I квартал, полугодие и 9 месяцев необходимо сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим периодом. 6-НДФЛ за год сдается не позднее 25 февраля. Если последний день срока сдачи совпадает с выходным, праздничным или нерабочим (по Указу Президента РФ) днем, то он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

   Подробнее о порядке заполнения расчета по форме 6-НДФЛ см. статью.

   Примеры заполнения расчета 6-НДФЛ в программах 1С представлены здесь.

   Ответы на сложные вопросы по порядку заполнения расчета 6-НДФЛ представлены в разделе Отвечает аудитор.

2. Расчет по страховым взносам (РСВ).

   Расчет по страховым взносам заполняется по форме и в соответствии с Порядком, утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В 2026 году расчет необходимо представлять с учетом изменений, внесенных приказом ФНС России от 04.02.2026 № ЕД-1-11/67@ (при этом за I квартал 2026 года все страхователи, кроме субъектов МСП, занятых в приоритетных отраслях, могут сдать расчет по ранее действовавшей форме и формату, подробнее см. письмо ФНС России от 17.03.2026 № БС-36-11/1984@).

   По итогам отчетных периодов (расчетного периода) 2026 года РСВ сдается в следующие сроки:

   • за I квартал – не позднее 27 апреля;
   • за полугодие – не позднее 27 июля;
   • за девять месяцев – не позднее 26 октября;
   • за год – не позднее 25 января 2027 года.

   Особенности заполнения РСВ в 2026 году рассмотрены здесь.

   Примеры заполнения расчета по страховым взносам в программах 1С представлены здесь.

   Ответы на сложные вопросы по порядку заполнения расчета по страховым взносам представлены в разделе Отвечает аудитор.

3. Персонифицированные сведения о физических лицах.

   Персонифицированные сведения представляются не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим, в отношении лиц, которым организации, ИП, а также главы К(Ф)Х, адвокаты, нотариусы и иные лица, занимающиеся частной практикой, производили выплаты (п. 7 ст. 431 НК РФ).

   Персонифицированные сведения сдаются по форме, утв. приложением № 2 к приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

   ФНС России в письме от 06.03.2023 № БС-4-11/2593@ указала, что персонифицированные сведения не требуется подавать за те месяцы, на которые приходится сдача расчета по страховым взносам. Ведомство отметило, что данные персонифицированных сведений идентичны информации, которая включена в раздел 3 расчета по взносам. Поэтому работодатели (заказчики) вправе подавать персонифицированные сведения только за первый и второй месяцы из последних трех месяцев отчетного (расчетного) периода. Сведения за третий месяц будут поданы в составе РСВ за соответствующий отчетный период.

   Подробнее о порядке заполнения персонифицированных сведений см. раздел.

   Порядок заполнения персонифицированных сведений в программах 1С представлен здесь.

4. Сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1).

   Эти сведения сдаются по форме и в порядке, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (далее – Порядок № 1462). Случаи представления сведений о трудовой деятельности (далее – Сведения) определены в пп. 5 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ).

   Сроки представления Сведений зависят от кадрового мероприятия, которое послужило основанием для их подачи. Не позднее следующего рабочего дня со дня издания приказа (заключения или прекращения договора) представляются Сведения (пп. 2 п. 5 и п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

   • о приеме на работу и увольнении;
   • приостановлении или возобновлении трудового договора;
   • заключении или прекращении ДГПХ.

   Во всех остальных случаях срок представления Сведений формы ЕФС-1 – 25-е число месяца, следующего за тем, в котором издан соответствующий приказ о кадровом мероприятии (пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

   Подробнее о порядке заполнения Сведений см. раздел.

   Порядок заполнения Сведений в программах 1С представлен здесь.

5. Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1).

   Этот подраздел – аналог ранее действовавшей формы СЗВ-СТАЖ. В 2026 году необходимо было представить сведения о страховом стаже за 2025 год не позднее 26 января 2026 года. Сведения о страховом стаже за 2026 год нужно представить не позднее 25 января 2027 года.

   Сведения о страховом стаже представляются не на всех работников, а только на тех лиц, которые перечислены в п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 6 Порядка № 1462. Отметим, что СФР не раз указывал, что страхователи имеют право представить подраздел 1.2 ЕФС-1 на всех работников, независимо от наличия особых условий, предусмотренных п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (см., например, здесь).

   В течение года сведения о страховом стаже подаются на лиц, которые оформляли пенсию (это положение действует в 2026 году). В этом случае сведения о страховом стаже подаются с типом "Назначение пенсии". Если в течение календарного года на лицо подавались сведения с типом "Назначение пенсии", то на него обязательно нужно сдать годовую отчетность с типом "Исходная", даже если по нему нет сведений, подлежащих отражению в подразделах "Территориальные условия", "Особенности исчисления страхового стажа", "Условия досрочного назначения страховой пенсии", "Результат специальной оценки условий труда".

   Подробнее о порядке заполнения сведений о страховом стаже см. раздел.

   Порядок заполнения сведений о страховом стаже в программах 1С представлен здесь.

6. Сведения о начисленных взносах на обязательное социальное страхование на случай травматизма (раздел 2 формы ЕФС-1).

   Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее – Сведения о страховых взносах на травматизм) представляются в СФР ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

   В 2026 году сроки следующие:

   • за 2025 год – не позднее 26.01.2026;
   • I квартал – не позднее 27.04.2026;
   • полугодие – не позднее 27.07.2026;
   • 9 месяцев – не позднее 26.10.2026;
   • год – не позднее 25.01.2027.

   Сведения о страховых взносах на травматизм представляются в отношении застрахованных лиц, которым начислены выплаты, являющиеся объектом обложения страховыми взносами на травматизм.

   Если организация не производит выплаты физическим лицам, она может сдать нулевой раздел 2 формы ЕФС-1 (в том числе это касается ситуаций, когда руководителю организации не начисляются выплаты). О заполнении нулевого раздела 2 формы ЕФС-1 см. статью.

   Подробнее о порядке заполнения Сведений о страховых взносах на травматизм см. статью.

   Порядок заполнения Сведений о страховых взносах на травматизм 1С представлен здесь.

7. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя в составе формы ЕФС-1 (аналог ранее действовавшей формы ДСВ-3).

   Данные представляются в отношении лиц, которые добровольно платят взносы на пенсионное страхование в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (п. 1 и пп. 6 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

   За 2026 год указанные сведения подаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим периодом (п. 7 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

   Сведения представляются в составе (п. 12 Порядка № 1462):

   • титульного листа;
   • подраздела 3 раздела 1 "Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя".

8. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1).

   Подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 заполняют и подают государственные и муниципальные учреждения.

   Сведения подаются в отношении лиц, работающих по трудовым договорам в указанных выше учреждениях, не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (п. 9 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

   Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений подаются в составе (п. 12 Порядка № 1462):

   • титульного листа;
   • подраздела 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)";
   • подраздела 1.3 подраздела 1 "Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений".

Также работодатели ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, на который приходится уплата налога, подают в налоговый орган уведомления (п. 9 ст. 58 НК РФ). Исключение – НДФЛ, по нему уведомления подаются дважды в месяц (с 01.09.2026 по НДФЛ можно подать одно уведомление за год, подробнее см. комментарий).

Сроки подачи уведомлений в 2026 году представлены в таблице.

Подробнее о подаче уведомлений см. статью.